Conseil en systèmes d'information

NovaRem vous accompagne et vous conseille dans l'optimisation de votre système d'information. Ce conseil s'articule autour des axes suivants :

• Réaliser un audit de votre système d'information afin d'évaluer la qualité de stockage, de traitement et de circulation de l'information au sein de votre organisation,
• Réaliser une cartographie des flux d'information traités par votre système d'information au regard des outils logiciels disponibles,
• Modéliser tout ou partie de votre métier dans le but de concevoir des applications destinées à vous accompagner dans la gestion de votre activité,
• Accompagner et former vos ressources humaines à l'utilisation et à la maintenance de votre système d'information et de ses composants applicatifs.

Evaluer la qualité de votre système d'information

L'évaluation de votre système d'information passe par la réalisation d'un audit au sein de votre organisation au cours duquel nous identifions et étudions ensemble :

• Les composants applicatifs de votre système et leurs fonctionnalités,
• Les acteurs humains utilisant le système pour lui fournir ou retirer de l'information,
• Les parties de votre activité gérées à l'aide des composants applicatifs de votre système, celles qui sont gérées en dehors du système ainsi que celles qui sont gérées qu'en partie ou au contraire en double par votre système.

L'audit de votre système d'information nous amène à lister les points forts de votre système, les points critiques à corriger à court terme et les points faibles à corriger à moyen-terme.

La résolution des points faibles de votre système passe par une ou plusieurs des solutions suivantes :

• Distinguer au sein de votre système d'information les fonctions de support des fonctions de production, dites "métiers", qui sont celles qui génèrent de la valeur ajoutée ;
• Supprimer les composants applicatifs obsolètes ou en doublon,
• Modéliser votre métier et s'assurer de l'adéquation des composants applicatifs avec ce modèle soit par l'amélioration des composants applicatifs existants, soit par la conception ou la fourniture de nouveaux composants applicatifs,
• Proposer un accompagnement et/ou une formation adaptés aux personnes utilisant les composants applicatifs afin de garantir sa bonne exploitation d'une part et une adhésion optimale des utilisateurs aux vertus du système d'autre part.

Cartographier les flux d'information au sein du SI et les outils logiciels utilisés

On peut clairement distinguer deux types d'activité au sein d'une entreprise :

• Les fonctions de support qui regroupent les activités administratives et comptables. Ces fonctions sont en règle générale très standards et sont avant tout considérées comme un coût ;
• Les fonctions de production qui regroupent l'ensemble des activités générant la valeur ajoutée de l'entreprise. C'est dans ces fonctions que se concentre l'effort de différenciation destiné à vous offrir un avantage concurrentiel vis à vis des autres acteurs du marché.

Sur la base de cette classification, il s'agit donc de recenser les différentes activités de votre entreprise et de les rattacher à l'une ou l'autre catégorie.

Parallèlement, on procède au recensement des différents outils logiciels utilisés par l'entreprise, en cherchant à différencier :

• Les outils type « Enterprise Ressource Planning », appelés communément ERP, plutôt destinés aux fonctions de support de l'entreprise. Ces outils sont en effet conçus pour répondre à des processus standards (paye, commandes, facturation, comptabilité etc.). Leur usage est très répandu au sein des autres entreprises, y compris chez la concurrence. Il est donc plus que recommandé deréserver leur utilisation aux fonctions de support, pour ne pas mettre en péril sa différenciation, d'autant plus quetoute volonté de personnalisation est extrêmement coûteuse sur ce type d'outils.
• Les applications dites « métiers » qui, comme leur nom l'indique, répondent plus spécifiquement aux activités liées au métier de l'entreprise. Ces applications doivent être intégrées au système d'information en parfaite complémentarité avec les ERP. Ces applications sont généralement conçues « à façon », pour répondre le plus complètement possible aux spécificités de l'organisation qui font sa différence. Il faut les expurger de toute activité non différenciée.

En fonction de quoi, on réalise une cartographie de ces activités en les croisant avec le parc logiciel. Cette cartographie permet de faire ressortir :

• les activités réalisées en doublon,
• celles faisant appel à des outils logiciels redondants ou non interconnectés, voire celles ne disposant d'aucun support logiciel,
• les activités « métiers », par essence spécifiques, gérés par des ERP ou à l'inverse, des activités de support standards supportées par des applications « à façon ». Ces deux cas de figure génèrent au mieux d'importants surcoûts liés à la maintenance, au pire une inadéquation entre l'offre logicielle et les besoins des utilisateurs.

Modéliser votre métier en des solutions logicielles personnalisées

Le travail d'audit et de cartographie doit permettre de clairement identifier vos activités métiers et de prendre la mesure de leurs spécificités.

La troisième étape consiste donc à modéliser, c'est-à-dire rendre reproductibles, des processus métiers qui souvent se sont bâtis de façon empirique par l'expérience acquise et la capitalisation des connaissances engendrée par vos moyens humains.

L'objectif est ainsi de capitaliser les caractères de différenciation de votre entreprise et l'expérience collective au sein d'outils logiciels experts. Cette modélisation offre de nombreux avantages, parmi lesquels :

• Au delà des gains de productivité attendus, elle facilite le transfert de connaissance entre les différents acteurs de l'entreprise, notamment le transfert de connaissance intergénérationnel. En effet, une application métier permet de numériser l'Histoire et l'expérience de l'entreprise.
• Elle permet d'enregistrer des informations qualitatives et quantitatives utiles, susceptibles d'être exploitées à posteriori par dessystèmes décisionnels qui influeront sur la stratégie de l'entreprise et renverront un « feedback » sur la qualité de la modélisation et ses optimisations possibles.

La modélisation d'une application métier s'appuie sur la méthodologie suivante.

• recenser et conceptualiser tous les composants d'un métier - les données, les processus, les acteurs – et leurs interactions ;
• privilégier autant que possible l'interopérabilité et la réutilisation de composants existants, tant parmi les ressources internes de l'organisation que les produits externes. En effet, un processus métier, aussi spécifique soit-il, peut être composé de sous-processus standards (par exemple : la gestion de rendez-vous ou de planning). Il est donc intéressant tant d'un point de vue technique que financier d'externaliser ces processus.

Une application métier réussie doit être un assemblage de briques applicatives. Certaines briques proviennent de systèmes externes, spécialisés dans leur domaine fonctionnel, et sont assemblées avec les briques internes à l'application métier conçue, celles qui font sa spécificité.

Votre application métier s'intègre donc à votre système d'information selon une approche « Service Oriented Application » (SOA). Alors que pour certains besoins elle est cliente de services externes. Pour d'autres, notamment ceux qui constituent sa valeur ajoutée, elle se présente comme « fournisseur de services ».

Accompagner et former vos ressources humaines dans l'utilisation et la maintenance de votre système d'information

Un système d'information n'est rien sans les acteurs humains qui l'alimentent, l'exploitent et le maintiennent. L'efficacité de votre système d'information est intrinsèquement liée à l'adhésion et la formation de vos ressources humaines.

Souvent nourris d'une image kubricienne de la machine, beaucoup d'utilisateurs voient dans le déploiement d'un nouvel applicatif métier la perte ou la dévalorisation de leur fonction. Et pourtant, ils constituent le centre du système. Le logiciel les décharge des tâches répétitives et fastidieuses pour leur permettre de consacrer plus de temps à des tâches de réflexion et d'organisation.

NovaRem met à votre disposition tout son savoir-faire dans le déploiement de solutions applicatives, la formation et l'assistance des utilisateurs pour accompagner votre organisation et ses ressources humaines dans la mise en place d'un système d'information automatisé ou l'intégration de nouveaux composants logiciels à celui-ci.

NovaRem est enregistrée auprès de la préfecture de la région « Provence Alpes Côte d'Azur » comme organisme de formation professionnelle, ce qui vous donne droit à une prise en charge des prestations de formation par votre OPCA.

Nous proposons notamment un certain nombre de modules de formation concernant l'utilisation et le développement d'applications avec la gamme logicielle FileMaker Pro. Plus de détails ici...